O PODER DA COMUNICAÇÃO: APRENDA COMO ESTABELECER UM FLUXO CLARO DE INFORMAÇÃO PARA ENGAJAR A EQUIPE E CORRIGIR AS FALHAS

“Quem não comunica, se estrumbica” – o bordão eternizado por Chacrinha revela a importância de uma comunicação eficaz. Comunicação é quando eu falo e você me entende. Se não há entendimento, são palavras ao vento. Mas nesses mais de trinta anos como gestor de padarias, lamentavelmente vejo que há proprietários e funcionários interessados apenas em transpor palavras, uma em cima da outra, sem realmente se preocupar em transmitir uma mensagem. Se esquecem que a boa comunicação é indispensável não só no mundo dos negócios, mas em todos os âmbitos da vida, seja num relacionamento familiar ou no ambiente social. 

Muitas das dificuldades que estamos vivendo hoje é por falhas de comunicação, sejam elas para prospectar novos colaboradores (o que passa desde como você divulga as vagas até como estabelece os contratos de contratação) ou por falhas internas, de comunicação com a equipe, dificultando reter talentos e a receptividade de funcionários recém-contratados. Não são poucos os casos em que o novato começa de manhã e nem retorna do almoço – ele simplesmente some, desaparece, sem dizer porque. 

Lembre-se que um profissional, quando entra na empresa, traz um novo perfil e é evidente a insegurança. Ele quer fazer certo, mas nem sempre sabe executar com perfeição. Existem dois princípios básicos que você, como líder, deve se atentar: clareza e transparência da comunicação. Esses são pilares para se gerar segurança. 

Ainda no aspecto de gestão de pessoas, outra ação prática para minimizar a falta de mão de obra é explicitar os direitos, deveres e obrigações do colaborador na empresa. É preciso estruturar a área de RH e entre os processos estabelecer as regras da empresa para que as expectativas sejam alinhadas e transmitidas para a equipe. Não engavete processos. Fale deles todos os dias até que sejam incorporados como missão. 

É incoerente quando se cobra de um colaborador algo que não está claro para ele.  Como se diz no futebol, a regra é clara – defina quais são as regras do jogo. É preciso ter transparência nessas regras e fazer  com que essas diretrizes cheguem como informação ao colaborador. 

Você pode se identificar com o próximo exemplo: as ações de marketing que são desenvolvidas por agências e profissionais competentes, com diretorias das empresas inovadoras, mas essas ações não são comunicadas com a equipe da produção  e da loja. O resultado disso é uma decepção do cliente junto da equipe do balcão, que se decepciona ao perguntar para um colaborador da área de atendimento e ele não tem nenhuma resposta concisa a dar. Falta clareza sobre os itens, a periodicidade, o preço, os sabores e muito mais. 

Nesse contexto, um ponto de extrema importância para a boa comunicação é a realização de reuniões periódicas com a equipe. Muitos empresários me perguntam qual a periodicidade ideal e qual o tempo de duração de uma reunião. Essa resposta precisa ser dada de acordo com a disponibilidade do empreendedor ou da liderança em se reunir com sua equipe, assim como a necessidade de realização de ajustes na operação da empresa. Ou seja, se você possui várias falhas na operação, você precisa se reunir com a equipe para não só expor as falhas mas, principalmente, ajudar a equipe a sanar as falhas, construindo as soluções. Discuta soluções e não problemas. 

Ainda no reforço da comunicação, após a conclusão da reunião é preciso estabelecer um plano de ação – o que será feito, como, quem realizará e o prazo de execução. Essa rotina, numa próxima reunião, será avaliada com o grau de execução do plano de ação definido. O que não foi realizado precisa ser realinhado, discutindo o motivo e o que deverá ser feito para mudar esse cenário. Implante a cultura do PDCA [planejamento, desenvolvimento, controle e ação]. 

Também como ferramenta, aqui na Ideal Consultoria, aplicamos a metodologia de desenvolvimento de checklists para não só comunicar as ações a serem realizadas, mas também monitorar as execuções. Esse checklist não possui caráter punitivo, mas de monitoramento, para que os processos sejam realizados. 

Outro ponto plenamente aplicável nas padarias para uma melhor comunicação é a realização dos feedbacks, dando respostas e devolutivas às pessoas que estão dentro da empresa. Os funcionários necessitam de um retorno sobre os pontos de melhoria, mas principalmente dos pontos positivos que tenham realizado. Valorizar e reconhecer os méritos fazem parte da comunicação assertiva, afinal todos gostam de receber elogios pelas atividades realizadas com êxito. Isso retroalimenta a energia para que o colaborador continue realizando com eficiência suas atividades.

“Mas Emerson, então eu não posso corrigir os pontos a serem melhorados na minha empresa?” Pode e deve! Mas a comunicação exclusivamente punitiva e corretiva não funciona.  Muitas vezes, além de não corrigir a ação que necessita ser ajustada, a fala atravessada gera um ambiente dentro da empresa de extrema insatisfação. A comunicação somente punitiva gera um ambiente de revolta. 

Antes de chamar para uma conversa privada de correção, se pergunte: o funcionário recebeu a informação correta de como realizar suas atividades? Se não, chame e oriente, de forma clara e direta. Se sim, você precisa entender com o colaborador o motivo pelo qual ele não conseguiu realizar de maneira mais eficaz, sendo sua função oferecer o suporte para uma execução eficaz. 

Um ponto de alerta atual é o cuidado com o uso do Whatsapp. É uma ferramenta que veio para nos ajudar na comunicação, mas muitos líderes entendem que a sua gestão é exclusivamente, ou quase na sua totalidade, no Whatsapp. Não se iluda, pois isso não funciona. A comunicação pelo Whatsapp tem grande probabilidade de distorção e muitas comunicações em grupos no Whatsapp geram exposição dos profissionais. Falar, publicamente, de uma falha do empregado, pode abrir uma grande possibilidade de ação trabalhista por assédio moral e doenças psíquicas, como as que estão citadas na NR1.

A NR 1 (Norma Regulamentadora nº 1), atualizada pela Portaria nº 6.730/2020, estabelece princípios fundamentais de prevenção de riscos ocupacionais, incluindo os psicossociais, e reforça a responsabilidade do empregador em proteger a saúde física e mental dos trabalhadores. Atente-se a isso pois o gerenciamento de riscos operacionais (GRO) é obrigatório para todas as empresas que possuírem um ou mais funcionários, e, dentro do GRO, os riscos psicossociais (como assédio moral, estresse ocupacional e sobrecarga emocional) podem e devem ser considerados.

A linguagem no Whatsapp precisa ser cuidada, mas é claro que a linguagem presencial com os profissionais que trabalham conosco merece atenção. Avalie se você não está manifestando, ainda que sem intenção, atitudes racistas, agressivas, discriminatórias, vexatórias e repressivas. Não se apoie no fato de uma linguagem simples, diária, para justificar atitudes repulsivas. “Õ negão, ô gordinha, o magrelo”; “você não pensa não”; “será que você não está enxergando isso” e palavrões são expressões que você não deve usar. Em uma empresa temos pessoas com realidades heterogêneas e até mesmo o tom de voz pode gerar interpretações negativas – sendo essa a sua intenção ou não. 

Não é preciso muito esforço, pois basta usar o princípio de como você gostaria de receber aquela comunicação. Avalie, se você tivesse cometido aquele erro, como você gostaria de receber a comunicação? Esse já é um bom exercício para entender como falar, como agir e como se portar. 

Na dúvida, peque pelo excesso de comunicação. Use os meios físicos e digitais. Entenda que cada um tem uma habilidade para receber as informações, cada um se identifica de uma forma. Não menospreze  o quadro de avisos e ofícios impressos, pois auxiliam a pluralizar os meios de comunicação e facilitam o atendimento. A ouvidoria é uma forma de também contribuir para a comunicação. Se você não tem, crie um canal livre dentro da sua equipe, inclusive dos líderes, com a diretoria da empresa. Você não perde com isso – muito pelo contrário, minimizar os graus de hierarquia pode facilitar a fluidez. 

Comunicação não pode gerar medo. Comunicação precisa trazer fluidez, não entraves. Invista em uma boa comunicação com a equipe para se tornar um líder melhor. Conte com o suporte da equipe de especialistas da Ideal Consultoria para te auxiliar nesse e outros processos. Conheça nossos serviços e agende uma reunião diagnóstica. 

Sucesso e até a próxima.